Políticas SAGRILAFT

OBJETIVOS DEL SISTEMA:

• Suministrar una herramienta que permita cumplir segura y claramente con todas las obligaciones para la prevención, detección y control del Lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o el financiamiento para la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM).
• Establecer políticas, procedimientos y demás controles que permitan disminuir la probabilidad y el impacto de ocurrencia de alguno de los eventos de riesgo identificados en relación con el riesgo de lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o el financiamiento para la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM).

POLÍTICAS GENERALES

• El principio fundamental para que un SAGRILAFT sea efectivo es que la Alta Dirección juegue un papel activo y haga las verificaciones del cumplimiento de toda la organización de las políticas establecidas.
• La Gerencia dispondrá de los recursos humanos, tecnológicos y económicos para la implementación, mantenimiento, mejoramiento y despliegue de las políticas SARLAFT/FPADM.
• MEDIPIEL implementa políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos para identificar, evaluar, controlar y monitorear los eventos de riesgos LA/FT/FPADM.
• MEDIPIEL cuenta con una metodología para la identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos LA/FT/FPADM, dicha metodología es revisada por lo menos una vez al año por el oficial de cumplimiento en conjunto con el equipo encargado, con el fin de ajustarla para el cumplimiento de los nuevos requerimientos normativos y de acuerdo con el comportamiento de las partes interesadas. El ajuste será presentado en la junta directiva para su aprobación.
• Las políticas y procedimientos establecidos en el presente manual deben ser conocidos y entendidos por todo la junta directiva y colaboradores de MEDIPIEL; por lo tanto, el SARLAFT/FPADM será un tema prioritario en la inducción y se deberán establecer programas internos de capacitación anuales para todo el personal, dejando evidencia de ello por medio de listas de asistencia y evaluación de conceptos.
• Los dueños de los procesos y el personal en general deben tener una cultura de AUTOGESTIÓN y AUTOCONTROL que les permita identificar, controlar, monitorear sus riesgos y mejorar sus propios procesos. Cualquier dueño de un proceso como parte de su gestión debe permanentemente, evaluar los riesgos inmersos en su cadena de operación y notificar al área de riesgos cualquier novedad acerca de riesgos detectados.
• Todos los colaboradores deben asegurar el cumplimiento de las normas internas y externas en materia de la gestión de riesgos LAFT/FPADM, en especial los procedimientos que intervienen en la selección, vinculación y seguimiento de las contrapartes.
• MEDIPIEL S.A.S establece requisitos adecuados para la vinculación y realización de operaciones con sus contrapartes y rechaza el establecimiento o la renovación de una relación contractual que no cumpla con los requisitos exigidos por la ley y las normas internas de la empresa, las cuales incluyen las excepciones contempladas.
• Las operaciones con contrapartes de alto riesgo deben ser autorizadas por el nivel jerárquico superior a la debida diligencia normal, con el apoyo del oficial de cumplimiento.
• Todos los colaboradores deben reportar alguna operación inusual, o intentada, o denunciar cualquier incumplimiento relacionado, debe ser reportada inmediatamente al oficial de cumplimiento, mediante los canales definidos por MEDIPIEL).
• MEDIPIEL garantiza el reporte oportuno a la Unidad de información Financiera UIAF de la información requerida de acuerdo con sus exigencias.
• MEDIPIEL S.A.S colaborará en investigaciones relacionadas con LA/FT/FPADM con las autoridades competentes cuando estas las soliciten, mediante entrega de información que esté al alcance de la empresa.
• MEDIPIEL S.A.S tiene un régimen de sanciones que regula las consecuencias que genera el incumplimiento del SAGRILAFT por parte de los empleados, directivos y demás terceros vinculados, el cual se encuentra consagrado en este manual.
• MEDIPIEL S.A.S exige a sus los accionistas, miembros de la junta directiva, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados, el cumplimiento de las normas en materia del SAGRILAFT prevaleciendo éstas ante el logro de las metas comerciales y financieras.
• Los colaboradores, sin excepción, se comprometen con la empresa a participar en los programas de capacitación sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM, los cuales se realizarán periódicamente bajo la coordinación del Oficial de Cumplimiento.
• Los procesos responsables de las contrapartes, antes de la vinculación con MEDIPIEL, solicitará la información y documentación necesaria para realizar una debida diligencia eficaz, debe verificar la veracidad de dicha información en fuentes públicas, así como, comparar la información del formulario de conocimiento de la persona natural y/o jurídica con la contenida en los documentos suministrados y, aclarando con la parte interesada cualquier diferencia.
• Con el fin de prevenir el riesgo LA/FT, se examina el comportamiento de pago de los clientes para identificar aquellos que realizan operaciones con dinero en efectivo. Por tal razón, MEDIPIEL S.A.S tiene definido para estas operaciones un monto de hasta 10 SMMLV (Considerado como usual). Para las operaciones que superen este valor, será necesario el diligenciamiento del Formato Operaciones en efectivo para intensificar el conocimiento de la contraparte.
• El área responsable de la gestión de los empleados debe estar atenta a la presentación de señales de alerta en relación con los mismos y reportarlas inmediatamente al Oficial de Cumplimiento designado, para ello, cada año, en los procesos de actualización de información, debe solicitar a cada uno de los directivos (todos los que tengan personal a cargo), un pronunciamiento escrito por correo electrónico en el que certifique si ha detectado alguna señal de alerta de las personas que se encuentran bajo su responsabilidad.
• Para el lanzamiento o modificación de productos o servicios, canales de distribuciones o puntos de atención en nuevas jurisdicciones, deberá previamente contar con el concepto del Oficial de Cumplimiento de tal forma que se evalúe los posibles nuevos riesgos de LA/FT/FPADM.
• Aquellos clientes o proveedores que, a partir de la evaluación inicial, presenten un riesgo alto (persona natural que ostente la categoría de PEP, persona jurídica con un PEP en su composición accionaria y personas naturales y/o jurídicas con residencia/nacionalidad de un país de riesgo, entre otras variables) se les realizará una diligencia intensificada o ampliada, se identificarán de manera automática en la herramienta tecnológica que se disponga, y se les hará una mayor monitoreo mediante actualización de la información y seguimiento a sus operaciones. Este grupo de contrapartes no tendrán excepciones en el proceso de vinculación y no se podrá iniciar operaciones sin haberlo cumplido en su totalidad.
• La información y soportes producto de la debida diligencia de cada una de las partes interesadas se archivará de acuerdo con las políticas internas de MEDIPIEL, guardando estricta confidencialidad y restringiendo su acceso sólo a los responsables de los procesos relacionados con dichas partes interesadas. Del mismo modo, el análisis, investigación, soportes y solicitud de información relacionados con las operaciones inusuales o sospechosas y, en general, con el SARLAFT/FPADM, que realicen los órganos de control y supervisión internos y externos serán confidenciales. La divulgación de esta información por algún colaborador generará sanciones.
• Las políticas contempladas en el presente manual para la prevención del riesgo de LAFT/FPADM serán revisadas por lo menos una vez al año por el oficial de cumplimiento y serán aprobadas por la junta directiva.
• Cualquier colaborador que, de manera directa o indirecta, esté relacionado con los delitos de LA/FT, esté en una lista vinculante para Colombia y en la lista OFAC será desvinculado de manera inmediata de MEDIPIEL y la entidad no incurrirá en procesos legales o laborales ni tendrá la obligación de indemnizar a los colaboradores.